Cara Mengatasi Selisih Stok Gudang: Urutan Investigasi

Selisih stok terjadi ketika saldo yang tercatat berbeda dengan hasil hitung fisik pada waktu dan lokasi yang sama. Koreksi angka saja tidak menjelaskan penyebabnya. Mulailah dengan memastikan barang yang dihitung memiliki SKU dan satuan yang benar.

1. Tetapkan waktu cut-off sebelum menghitung

Sepakati kapan transaksi dihentikan atau dipisahkan dari periode pemeriksaan. Barang yang sedang diterima dan pesanan yang sudah dipicking perlu ditandai. Tanpa cut-off yang sama, hasil hitung bisa berbeda walaupun setiap transaksi sebenarnya benar.

Catat nomor dokumen terakhir sebelum hitung. Bila gudang harus tetap berjalan, gunakan daftar transaksi selama penghitungan agar saldo sistem dapat direkonsiliasi pada waktu yang sama.

2. Hitung ulang per SKU dan lokasi

Jangan menggabungkan semua rak terlebih dahulu. Pastikan satu karton tidak dianggap satu unit bila master barang menggunakan pcs. Pisahkan barang retur dan barang rusak dari stok tersedia. Minta petugas kedua menghitung ulang baris yang berbeda tanpa melihat hasil hitung pertama jika memungkinkan.

3. Telusuri dokumen dalam urutan waktu

• Penerimaan: apakah barang sudah tiba tetapi dokumen belum dicatat?
• Pengiriman: apakah saldo sudah berkurang sementara barang masih berada di area packing?
• Pemindahan: apakah rak asal sudah berkurang tetapi rak tujuan belum bertambah?
• Retur: apakah barang kembali sudah diperiksa sebelum masuk stok tersedia?
• Pembatalan: apakah transaksi dibalik tepat satu kali?

Contoh pemeriksaan yang dapat dihitung ulang

Ini contoh dummy: saldo sistem PKG-001 di A-01 adalah 240 unit dan hasil fisik 238 unit. Selisihnya 238 − 240 = −2 unit. Angka ini belum membuktikan kehilangan. Periksa pengiriman tertunda dan perpindahan lokasi sebelum menyetujui penyesuaian.

Jika dua unit ditemukan di B-02 tanpa dokumen pindah, perbaiki catatan lokasi sesuai prosedur. Jika tidak ditemukan, dokumentasikan penyebab yang diketahui serta persetujuan koreksi. Jangan membuat transaksi pembelian fiktif untuk menutup selisih.

4. Pisahkan koreksi dari pencegahan

Koreksi menyelesaikan saldo periode ini. Pencegahan memperbaiki proses yang memunculkan selisih. Tetapkan pemilik transaksi dan batas waktu pencatatan. Tinjau SKU yang sering berbeda untuk menentukan prioritas cycle count.

WMS membantu pencatatan dan penelusuran bila data serta prosedurnya benar. Sistem tidak otomatis menjamin stok fisik cocok. Untuk menyiapkan data, unduh template stok opname gratis. Untuk melihat pengaruh tiap transaksi, coba demo WMS tanpa login.

Kapan perlu mengevaluasi sistem?

Jika beberapa staf mengubah file yang sama atau pergerakan tidak dapat ditelusuri ke dokumen asal, petakan kebutuhan kontrol akses dan audit transaksi. Lanjutkan dengan checklist kesiapan WMS dan susun brief kebutuhan gudang.